长沙市航空运动协会档案管理制度

为加强协会档案管理工作，全面提高协会档案管理水平，以更好地为各项工作服务，特制订本制度。

一 档案管理制度

各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并分类统一保管。

各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在秘书处按有关要求借阅。

档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

档案保存处内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品，严禁使用电器。

二 档案归档制度

归档范围的保管期限

(1)协会办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、民政局文件、体育局文件、会议纪要等文件材料及证书牌匾等实物档案，均属归档范围。

(2)协会档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对协会有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

归档时间

实行年度归档制度：协会在工作中形成的各种需要归档的文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案管理处。

归档要求

(1)归档的文件必须系统齐全完整。

(2)归档的文件材料必须纸质优良字迹耐久书写工整清晰。

三 档案安全保密制度

严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失泄密。

查阅档案，一般应在秘书处查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄复印。

需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传私自外借，不准带入公共场所。

外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

四 档案查阅借阅制度

外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名政治面貌及查阅内容或范围。

查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经协会领导批准，方可查阅。

凡查阅档案者，一般不准将档案带出秘书处，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅摘抄。

查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁拆页勾抹圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

借出或还回的案卷，必须严格履行登记注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

五 档案管理人员岗位职责

服从协会秘书处的领导，接受上级部门的指导，按时按质按量地完成本岗位工作任务及协会交办的其他任务。

档案员负责做好文件的整理分类，做好收文登记

分发文件领导传阅和借阅等管理工作。

档案员不得随意乱放丢弃文件。在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失不损坏文件。

督促各相关人员做好文件材料的形成积累整理归档工作。

兼职档案管理人员负责根据归档的范围和要求，制订整理各类档案材料，按规定向秘书处移交归档，并办好交接手续，做到职责分明手续齐全。

兼职档案管理人员接受秘书处的指导和监督，按时按质按量完成本岗位任务。

                                                                        2016年6月8日